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Suivi-Évaluation : Conception et Mise en Place du système

Introduction

Les organisations ne disposent pas dans la grande majorité des cas des unités et d’un personnel dédié au Système de Suivi-Évaluation (S&E). Aussi, le dispositif existant pour assurer le S&E n’est pas toujours cohérent et ne joue pas pleinement son rôle dans la structure.

Généralement, les structures qui disposent d’un système de Suivi-Évaluation ont une équipe dédiée qui assure la collecte, le traitement des données, l’analyse et le rapportage. Mais en fait, durant l’exécution de l’action, tout le personnel effectue le S&E et chacun y intervient en fonction du rôle (clarifié au préalable) qui lui est accordé ou défini. En réalité, l’ensemble des membres de l’organisation ou du projet doivent avoir les compétences en S&E . Car, c’est la somme des contributions individuelles aux activités qui concourt au résultat escompté par le système.

Le système de Suivi-Évaluation s’oriente vers les résultats lorsqu’il est lié à l’organisation et s’appuie sur des préalables indispensables qui reposent principalement sur :

  • Une planification stratégique de l’organisation accolée à un cadre de performance ;
  • Une volonté organisationnelle qui vise à disposer d’un instrument de mesure des performances et de pilotage ;
  • Une ressource humaine qualifiée dans le domaine de connaissance du S&E ;
  • Les ressources financières disponibles et mobilisées pour assurer la mise en œuvre des activités de S&E ;
  • Une définition claire des indicateurs de performance ;
  • Les outils orientés vers une collecte des données utiles et essentielles ;
  • La mise en place d’un processus d’analyse de la qualité des données produites par le système ;
  • L’utilisation par les acteurs du système du Plan de S&E.

La maîtrise du processus de mise en place d’un Système de Suivi-Évaluation passe impérativement par une compréhension préalable des notions clés ci-après :

  • Suivi-Évaluation (S&E) ;
  • Système ; et
  • Système de S&E.

Concept de Suivi-Evaluation

Le Suivi-Évaluation est un mot composé de deux notions le suivi et l’évaluation. La maîtrise du concept passe par la compréhension desdites notions.

Le suivi

Le suivi consiste à la collecte des données, le traitement, l’analyse, la production des informations, mais aussi le rapportage. En principe, le suivi facilite en temps utile la prise de décision et assure la transparence de l’action. Aussi, il sert de base à l’évaluation et à la capitalisation de l’expérience.

En fait, le suivi est une démarche de gestion et de connaissance approfondie, évolutive et critique d’une action en cours de mise en œuvre.

Le suivi compare l’évolution du projet avec la planification, afin d’identifier des mesures correctives. Il est permanent et met l’accent sur l’utilisation des ressources, les activités et les ‘outputs’ ou résultats de ces activités. Le suivi est la base d’une gestion responsable.

L’évaluation

L’évaluation est un examen systématique d’une action prévue, en cours ou achevée. C’est un processus séquentiel qui se décline à partir des critères préalablement définis. De plus, elle s’effectue uniquement à des moments précis suivant une planification de sa survenance.

L’objectif de l’évaluation est d’apporter les réponses à des questions spécifiques, de porter un jugement d’ensemble sur une opération et de tirer des enseignements. Elle tente de déterminer ce qui s’est produit, les causes de ces constats et leurs origines pour aboutir au final à des propositions d’actions. Aussi, ses résultats sont utilisés pour améliorer les actions, la planification et les décisions futures.

Le Suivi-Évaluation (S&E)

Le suivi-évaluation est une fonction d’ajustements permanente « support de gestion » d’un projet ou d’une organisation.

En effet, la mise en œuvre du S&E repose sur une prise de recul vis-à-vis des données recueillies pendant le suivi de façon à en faire une analyse « à chaud » permettant un pilotage réel et qualitatif.

Ainsi, l’objectif du S&E est de faire éviter les écarts et pallier aux risques de dérives pendant la mise en oeuvre d’une action. En somme, il guide l’action par une prise de décision préventives et correctives. Il sert donc au pilotage de l’action.

En outre, pour ceux impliqués dans l’action l’exercice parait difficile à mener mais, il constitue un véritable enjeu pour la qualité des actions.

Définition et principe d’un Système 

D’après Joël DE ROSNAY, le système est « un ensemble d’éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d’un but » . BERTALANFFY L.V. présente le système comme « un complexe d’éléments en interaction ».

Ces deux définitions convergent autour de deux principes essentiels de la systémique : la complexité et l’interaction.

La définition généralement admise présente le système comme « un ensemble d’éléments qui interagissent entre eux et qui échangent de l’information avec l’extérieur ». Cette conception vient adjoindre au système l’idée de la rétroaction.

Un système repose donc au final sur trois (03) principes :

  • La complexité ;
  • L’interaction ; et
  • La rétroaction.

La complexité

La complexité stipule qu’un système comprend un certain nombre d’éléments, régis par plusieurs types de relations qui les lient. Cet enchevêtrement de relations indissociables fait appel à ce que l’on a désigné par totalité ou globalité.

Le système répond donc à la formule « 2+2=5 », ce que la plupart qualifie de synergie car, les interactions entre les acteurs impliqués concourent à la production d’un résultat commun : « le tout est plus que la somme des parties ».

L’interaction

Deux éléments A et B d’un système sont en interaction, si A exerce une action qui se manifeste par ses effets sur B, et si réciproquement, B agit sur A.

L’action exercée par chacun des éléments sur l’autre est appelé force. Ainsi, l’interaction se réduit à un jeu de force.

L’interaction peut avoir pour effet, de produire une modification de l’état des constituants du système. En sociologie, on distingue trois types d’interaction :

  • Positive : coopération, participation, adaptation, intégration et émulation ;
  • Négative : conflit, lutte, rivalité, discrimination et insulte ;
  • Ambivalente : compétition et concurrence.

Dans un système, on étudie au niveau élémentaire, les relations entre les constituants du système pour s’assurer que le système soit réguler et garde toujours sa stabilité. Car, l’interaction a un effet de changement qui participe à l’évolution du système, à l’échelle de l’interaction ou au-delà.

Ainsi donc, de la capacité des constituants du système à maintenir une interaction positive dépendra la performance de l’ensemble.

La rétroaction

La rétroaction désigne l’action en retour d’un système à la modification d’un paramètre. On parle plus souvent de boucle de rétroaction que de rétroaction seule.

Une boucle de rétroaction est un dispositif qui lie l’effet à sa propre cause, avec ou sans délai.

Le système est une entité qui évolue au sein d’un environnement avec lequel il est en interaction permanente. En effet, il héberge pour cela des variables d’entrées et des variables de sorties. Par conséquent, les variables d’entrées sont sous l’influence de l’environnement du système et les variables de sorties résultent de son activité interne.

On doit distinguer à cet effet, deux types de rétroaction :

  • Positive, elle amplifie les écarts avec l’état stable ;
  • Négative, elle tend à réduire les écarts et provoque un amortissement qui permet une régulation ;

« Tout système fait intervenir des boucles de régulation par quoi chaque élément est tenu informé des effets de son propre fonctionnement et l’ajuste en conséquence dans l’intérêt du tout. »

Donc, une rétroaction positive est à éviter pour permettre au système de garder sa stabilité.

Système de Suivi-Evaluation

Le système de S&E regroupe un ensemble d’éléments en interaction dynamique organisés pour l’atteinte des résultats cibles d’une action.

Un système de Suivi-Évaluation a plusieurs niveaux. En effet, la nature des données à collecter ainsi que les informations recherchées doivent être bien définies et connues par les différents acteurs impliqués dans la mise en oeuvre de l’action. Au final, les niveaux de Suivi-Évaluation sont en lien direct avec les sources de données.

Le Système de S&E se compose de quatre parties corrélées :

  • La conception et la mise en place d’un système de Suivi-Évaluation ;
  • La mise en oeuvre du système de S&E qui consiste à rassembler et gérer l’information ;
  • La réflexion critique en vue d’améliorer l’action ;
  • La communication des résultats et la production des rapports correspondants.

Les composantes du Système de S&E peuvent être classées en deux catégories :

  • Les acteurs ou parties prenantes ;
  • Les outils et méthodes.

Les Parties prenantes

Les parties prenantes sont des personnes et organisations ou entités activement impliquées dans la mise en œuvre des activités d’une action ou dont les intérêts peuvent être affectés de manière positive ou négative par son exécution ou son achèvement.

On peut donc distinguer les parties prenantes directes et indirectes.

Les parties prenantes directes s’impliquent dans l’action comme acteur clé de l’exécution ou de la prise de décision (le Maître d’ouvrage, le Maître d’Oeuvre, les Entreprises, les sous-traitants et les bailleurs de fonds).

Les Parties prenantes indirectes veillent à la réalisation de leurs attentes et de l’utilisation optimale des ressources (Les Bénéficiaires et les Partenaires).

Les parties prenantes constituent le facteur (humain) par excellence de l’organisation ou du projet et peuvent influencer l’action et ses livrables. Par conséquent, elles doivent avoir une même compréhension des objectifs de l’Organisation ou du projet.

La réussite d’une action dépend à 90% du facteur humain. Ainsi, lorsqu’un élément du système joue mal son rôle tout l’ensemble est affecté. Car, les objectifs de l’action ne peuvent être atteints que par l’implication de toutes les parties prenantes et chacune jouant effectivement son rôle au sein du système.

Les méthodes et outils

Le Suivi-Évaluation requiert la mise en œuvre de 80% de pratiques et 20% de méthodes ou outils. En effet, Une bonne mise en œuvre du S&E passe préalablement par une très bonne maîtrise des concepts liés au domaine de compétence, des méthodes, des processus et outils.

Chaque organisation ou projet adopte les outils, les méthodes et les pratiques de S&E qui lui sont propres car, ceux-ci sont tout simplement la réplique de l’objectif du système de Suivi-Évaluation.

Mais, certains outils et méthodes de travail de base ne peuvent se soustraire des acteurs du S&E. Car, elles sont des éléments indispensables à la fonction du Suivi-Évaluation, on peut citer en autres : le plan de S&E, la matrice de S&E, le cadre logique, le cadre de performance, les programmes de travail périodiques, les chronogramme d’activité, le tableau de bord, les courbes d’avancement (physique et financier), le diagramme de GANTT, etc.

La multiplicité des organisation et projets ne permet pas de proposer un schéma unique d’outils utilisables dans tous les contextes.

Le suivi-évaluation dans le système

Une organisation ou un projet dispose d’un système de S&E, lorsque tous ses constituants font un ensemble complexe, qu’il existe une analyse permanente du fonctionnent du système qui permet d’éviter des interactions négatives et ambivalentes. Mais aussi, des rétroactions positives.

Le S&E dans le système est donc une activité intense qui nécessite d’incessants changements pour que l’équilibre entre les constituants du système soit maintenu et conduise l’action vers le résultat escompté.

Conception et Mise en place du Système de Suivi-Évaluation

La conception et la mise en place du système de Suivi-Évaluation comporte trois phases principales :

  • La définition de l’objectif et du champ d’action du système de S&E ;
  • L’identification des questions relatives à la performance, des besoins d’information et des indicateurs ;
  • La planification :
    • de la collecte et l’organisation de l’information,
    • des mécanismes et des activités nécessaires pour mettre en œuvre la réflexion critique ;
    • La planification pour une communication et des rapports de qualité ; et
    • des moyens et compétences nécessaires.

Les questions qui doivent trouver les éléments de réponses au terme du processus de conception d’un système de S&E sont les suivantes :

  • Quelle est l’information nécessaire pour guider la stratégie de l’organisation ou du projet ?
  • Comment les données se rassemblent et s’analysent ?
  • Quel est le schéma initial du système de S&E  ?
  • Existe-t-il les moyens pour l’implémentation du système?
  • Comment s’effectuera la réflexion critique de l’action?
  • Quelles sont les informations qui seront communiquées aux différentes parties prenantes et sous quelle forme ?

Un Système de Suivi-Évaluation doit être capable de produire au minimum les informations nécessaires pour le pilotage de l’action en lien direct avec :

  • Les délais ;
  • Les résultats / Performances Clés ;
  • L’avancement Physico-financier ;
  • La qualité des livrables ;
  • La gestion des risques ;
  • La gestion des Ressources Humaines ;
  • La Gestion Budgétaire.

Difficultés liées à la mise en place d’un système de Suivi-Évaluation 

De la pratique courante, la conception et l’implémentation du Système de Suivi-Évaluation fait face à des contraintes majeures liées aux raisons ci-après évoquées :

  • La complexité de la structure des organisations ;
  • La volonté des acteurs d’avoir un instrument de mesure des performances ;
  • Les réalités de fonctionnement des organisations ; et
  • La compétence des acteurs dans la réalisation de ses activités propres au S&E .

Indifféremment de ces raisons la mise en place d’un système de Suivi-Évaluation fait face aux difficultés ci-après :

  • La mobilisation des ressources nécessaires pour la mise en place du système de S&E ;
  • Le choix systématique des ressources humaines compétentes ;
  • Indisponibilité des cadres logiques dans les projets ;
  • Absence de cadre de performance couvrant la durée du projet ou de documents pouvant servir pour la planification stratégique et opérationnelle sur une période déterminée ;
  • Absence des statistiques fiables pour les données de référence ;
  • La mauvaise définition des indicateurs de performance, etc.

Cliquez ici pour consulter la fiche de formation relative à la mise en place d’un système de S&E.

Martin OTELE
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Martin OTELE

Expert en Suivi-Évaluation des Projets de Développement

Cet article comporte 1 commentaire
  1. Article très édifiants pour les profanes dans le domaine du Suivi-Evaluation.
    Je vous suggère de le partager avec votre réseau d’experts afin d’avoir les avis de chacun.

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